A gestão em uma organização pode determinar seu sucesso ou fracasso.
Assista a palestra na 10º Edição do Congresso de TI
Gestão do ciclo de vida dos equipamentos com @Danilo_Santos
Muito Obrigado, @Carol Lagoa e @Marco Lagoa da Witec pelo convite.
Um dos principais fatores para gerar valor no mercado é saber administrar e contabilizar seus ativos e equipamentos.
Em um mercado muito competitivo, onde as organizações estão introduzindo em sua operação cada vez mais o uso de tecnologias, precisamos extrair o máximo de valor do investimento em ativos.
Como? ITIL - Information Technology Infrastructure Library
Criada em meados de 1980 pelo governo britânico para documentar toda a literatura, cases e as melhores práticas dos processos de gestão de serviços de TI de uma empresa e/ou das agências do governo.
A ideia da ITIL é ajudar as organizações em seus objetivos, investimentos em TI e atendimento eficiente de suas necessidades, um conjunto de procedimentos, de normas e de um quadro de autoridade para o gerenciamento de serviços, que ajuda a companhia a administrar a TI de forma estruturada.
Na ITIL, os ICs normalmente incluem serviços de TI, hardware, software, pessoas e documentações formais, como de processos e ANS. Como boa prática para maximizar o valor de um ativo, é necessário manter o cadastro atualizado em um software apropriado ao longo de sua vida útil.
Esse desempenho compreende atividades operacionais e custos relacionados, acompanhando o ROI (Retorno do Investimento), assim, pode ser assegurado se o valor gerado está alinhado com os objetivos estratégicos e operacionais.
É extremamente importante realizar a análise da necessidade de indicadores para entender qual melhor ação referente a um determinado ativo da empresa.
- O uso de tecnologias possibilita monitorar o desempenho, ter registro e relatório mais preciso dos ativos.
- Entrada, saída, manutenção e documentação.
- Identificação do lado financeiro do ativo, como manutenção, pode ser um dos pontos principais para tomada de decisão.
- O controle de manutenção integrada ao registro dos ativos indica quando é mais barato e eficiente trocar e/ou atualizar e não consertar, pois o investimento não compensa.
Exemplo: Ativos com + de 3 anos com número X de manutenções com alto uso e procura. - Com um BI (Inteligência de Dados) como ferramenta estratégica é possível analisar o indicador de ativos desatualizados, tempo de vida útil, nível de utilização e manutenção constante.
- As métricas possibilitam tomadas de algumas decisões. Porém, a identificação deve ser cuidadosa e detalhada, é importante saber a opinião do setor de operação e manutenção.
- Incluir na análise as soluções disponíveis no mercado atual, o retorno deste investimento, a forma de aquisição, entre outros pontos relacionados ao ROI.
- É importante ressaltar que a gestão do ciclo de vida de um equipamento começa a partir do momento da ordem de compra, e não quando ele chega na empresa. Esse cuidado é recomendado pela Gartner e leva em conta o ritmo acelerado das inovações no ramo da informática.
- Nesta etapa é feita a aquisição e entrega do ativo. Esse é o momento da negociação de termos contratuais de uso e fornecimento, contrato de garantia, responsabilidade de manutenção e troca em função de defeitos no ativo ou peças.
- O fluxo vai documentar exatamente a necessidade de um novo ativo na organização e deixar registrado para novas aquisições, como histórico de valores de similares e ranking de fornecedores.
- A entrega do ativo deve passar pelo Departamento de Contabilidade para registro, documentação contábil e emplacamento (Número de Patrimônio). Possibilidade do sistema importar o arquivo XML com os dados da compra.
Instalação, Configuração e Documentação
◻ Gestão Administrativa ◻ Patrimônio ◻ XML ◻ NFE
Integração com Sistema Contábil para importação das informações administrativas do ativo.
✓ Data da compra ✓ Garantia ✓ XML e NFE ✓ Depreciação
Fluxo Contábil + Técnico
◻ Base de Conhecimento ◻ Protocolo ◻ API de Fornecedores
- Processo de instalação, configuração com base nas politicas da organização.
- Validação dos requisitos com a necessidade
- Cadastro de dados de acesso também podem ficar dentro da base de conhecimento relacionada ao ativo.
- Criar o checklist (Lista de Tarefas) relacionado ao tipo de equipamento dentro da base de conhecimento.
- Executar o checklist para garantir a qualidade na entrega, diminuir o retrabalho e manutenções.
- Para automação de importação ou descoberta das informações do ativo, os fabricantes disponibilizam API para registro das informações.
- Analisar se existe necessidade de acessórios, complementos e/ou softwares.
- Equipamentos com tecnologias IP, USB e Serial possibilitam a pesquisa via API e cadastro automático com os protocolos SNMP, WMI, Agents etc.
- É possível integrar equipamentos offline, e cadastrar a partir dos dados da contabilidade e/ou importação de arquivos em CSV/TXT/SQL e/ou RPA.
- Realizar o registro do processo de instalação, configuração e importação do manual como PDF pode ajudar nas futuras instalações ou manutenções do ativo.
Monitoramento, Controle Estoque e Manutenção
◻ Base de conhecimento ◻ Protocolo ◻ API de fornecedores
- Alertas com acesso à vida útil do equipamento e/ou alteração como: e-mail, telegram, teams, slack e rocket.chat.
- Uso de tecnologias para monitorar e gerar relatórios automatizados.
- Protocolos via IP/Rede como SNMP, SNMP Trap, Webhook, CMI e WMI.
- Uso de arquivos em CSV/LOG para importação de registros do equipamento.
- Registro dos chamados de Incidentes / Requisições / Problema (Manutenção Preventiva e Reativa).
- Controle do estoque com um MAPA do estoque com os ativos, online e offline.
Melhoria, Atualização e Modificação
- Conhecer a vida útil dos equipamentos ajuda a tomar decisões melhores em relação a compras e atualizações.
- Quando um ativo estiver prestes a se aposentar ou expirar por não atender mais a tecnologia de mercado, é possível antecipar qualquer incidente e/ou prejuízo tendo uma reposição similar no estoque, adiantando a ordem de compra para uma atualização ou substituição com base na necessidade documentada.
- Manter o ativo atualizado proporciona à organização de ficar em destaque na oferta dos serviços e diminui os riscos de problemas, gerando prejuízos e descredibilidade no mercado.
Descarte, Depreciação x Reciclagem
- Os processos de descarte e depreciação devem ser repassados para a Contabilidade.
- Os ativos imobilizados referem-se ao conjunto de bens pertencentes às atividades da empresa.
- O conjunto de bens pertencentes às atividades das empresas refere-se aos ativos imobilizados, que segundo a Lei 6.404/76, artigo 179, abrangem os imóveis onde estão instaladas as sedes e áreas operacionais (edificação onde encontra-se a fábrica ou o setor administrativo, terrenos, construções, plantações etc).
- Abrangem ainda máquinas, equipamentos, móveis, suportes de instalação de máquinas, ferramentas, carros, caminhões, e tudo mais que a empresa utilizar para extrair ou transformar matéria-prima e projetos em produto ou serviço.
- A vida útil pode ser calculada por: VU = n x a. O “n” é a vida útil em anos, e “a” o número de horas de utilização por ano.
- Um laptop que dura três anos, por exemplo, teria vida útil aproximada de 6.048 horas, se estimarmos um ano de 252 dias úteis e 8 horas de trabalho por dia. Na média os Equipamentos de TI tem consideração de 03/05 até 10 anos.
- Caso o ativo seja descartado, devemos validar se não existe nenhum componente que pode ser utilizado em outro equipamento ou similar.
- Procurar parceiros de sustentabilidade que recolham equipamentos para reciclagem e emitam certificados de comprometimento com a natureza.
- Dar baixa no ativo no cadastro de acordo com o status deve ser regra para o FIM do processo.
⚠️ Conforme o manual detalhado das 10 principais tendências tecnológicas estratégicas da Gartner para 2024, ESG em Tecnologia Sustentável. 💡
Gostou do conteúdo? Posso ajudar?
Fale comigo, estou a disposição no Linkedin.
Danilo Santos
Danilo Santos
Obrigado 🦾💡🏁
Mais sobre Gestão de Ativos, agora no Café Seguro da WSS
Ninguém da valor pra gestão de ativos | Cortes Café Seguro
Links Úteis
Como implantar o GLPI?
Na Servicedesk Brasil cuidamos de tudo, desde a consultoria, alinhamento estratégico, implementação, automação de processos, fluxos, identidade visual personalizada, suporte, treinamento e desenvolvimento ou integração.
Nosso lema é ajudar o seu negócio crescer, aqui tem um Time esperando o seu Projeto de GLPI, permita que possamos potencializar e digitalizar os processos da sua organização!
A gente come, bebe e dorme GLPI. Somos APAIXONADOS pelo que fazemos.
Fale com um especialista: falecom@servicedeskbrasil.com.br
Nós queremos te ouvir!!!
